Su administrador define los documentos y las contrapartes que usted lleva, con sus campos y cálculos, y los cambia según lo necesite su empresa. Cada documento sale con un diseño de Word o Excel que usted crea, y los tipos de registro y los campos que usted probó en una organización de prueba llegan a producción en un solo archivo.
El contexto
Los documentos de la publicidad exterior son locales: lo que debe contener un contrato, por qué aprobaciones pasa y cómo se ve una factura cambian según el mercado y a menudo según el cliente. Un software con tipos de documento fijos deja a su lado una hoja de cálculo para todo lo que le falta, y en esa hoja de cálculo es donde los totales salen mal.
01/04Tipos de documento, campos y cálculos que define su administrador
“Cuando la empresa necesita un nuevo tipo de documento, o un campo más en uno existente, lo agregamos nosotros mismos.”
Su administrador define los tipos de documentos y de contrapartes que usted lleva, con los campos que necesita cada uno, y los cambia según lo necesite su empresa. La numeración y los estados son campos que configura su administrador, y las copias firmadas se guardan como archivos adjuntos.
CityScreen Deals ships with fixed product features — deals, proposals, inventory, pricing — that work the same way in every organization. Everything else — document kinds, counterparty types, custom fields, catalog directories, task definitions, report structures — is defined by each organization’s administrator using the entity system.
The entity system is the mechanism that makes this possible. It lets an administrator create new kinds of business records, give them fields, and put them to work in the product — all without a code release.
Tipos de entidad y campos personalizadosA document in CityScreen Deals is a record whose structure is defined by the administrator. Contracts, invoices, acceptance acts, and any other kinds of documents are document types the administrator creates. What document types your organization has, what fields they carry, and how they are used depends entirely on how the administrator has configured the platform through the entity type system.
Numbering. Sequential numbers on contracts or invoices are kept in a field the administrator defines and filled in manually or computed with an expression.
Approval status. Document statuses are kept in a field the administrator defines, typically a set or a link to a directory. Transitions are made manually or by a business process.
Signature. Documents are signed outside CityScreen Deals. Generate the document from a template, sign it, and upload the signed scan as a file attachment.
Documentos0204
“Nuestros documentos llevan nuestros propios cálculos, y nadie vuelve a revisar un total antes de enviarlo.”
Su administrador agrega campos que se calculan solos: un total en cada partida, o valores leídos de un registro vinculado, como una ubicación, que se completan en el momento en que se elige. Pruebe cada fórmula nueva en un registro de prueba antes de confiar en ella.
Cómo funciona, según la documentación
An expression field is a computed field whose value is derived from other fields on the same record or on linked records. Users do not enter values into expression fields directly — the system calculates them.
Expresiones y campos calculadosExpression fields inside nested entities are evaluated per row. A nested expression can reference other fields in the same nested row or fields on the parent record through dot-path or JavaScript syntax.
Partidas y tablas repetiblesWhen a user selects a value in a link field, the system immediately re-evaluates all dot-path expression fields on the same record that depend on the selected link. Dependent fields update as soon as the link value is chosen.
This mechanism is called auto-fill. It lets an administrator set up a record type so that selecting one reference (for example, a site) automatically populates several other fields (for example, division, company, sub-concession) without the user entering each value manually.
Autocompletado desde un registro vinculadoIf a JavaScript expression produces no result, for example because it references a field that does not exist, the expression field stays empty.
Expresiones y campos calculados“Para un país nuevo, configuramos nosotros mismos el contrato, el anexo y la factura, cada uno como una plantilla y un tipo de registro.”
Cada documento se genera a partir de una plantilla, un archivo de Word, Excel o PowerPoint que usted mismo crea y que define su diseño, con marcadores de posición que el sistema llena a partir del registro. Usted envía el resultado en el mismo formato o en PDF.
Cómo funciona, según la documentación
A template is a file that defines the layout of a generated document. It contains placeholders — markers that the system replaces with real data when the document is produced.
Administrators upload templates and attach them to entity types. When a user generates a document from a record, the system fills the template’s placeholders with that record’s field values and returns a finished file.
Templates are uploaded as regular office files in one of three formats:
PDF is an output-only format — you cannot upload a PDF as a template. When generating a document, you choose whether to produce the output in the template’s native format or as a PDF converted from it.
Plantillas de documentos“Una organización con 20 tipos de registro, cada uno con 10 a 30 campos, lleva horas de configuración a mano, y después toda la configuración se tiene que volver a escribir en producción.”
Qué pasa hoyLos errores solo aparecen después de la puesta en marcha, frente al cliente, como un campo que no calcula.
Los tipos de registro, con sus campos y sus cálculos, pasan de la organización de prueba a producción en un solo archivo exportado, así que nadie tiene que volver a escribirlos. Antes de escribir nada, una simulación muestra qué se crearía, qué se cambiaría y qué se eliminaría, campo por campo.
Cómo funciona, según la documentación
Schema transfer lets you export entity type definitions from one organization and import them into another. This moves the structure — entity types, field groups, fields, and nested entity types — without moving the record data.
Before applying changes, the import runs a dry-run validation. The dry run parses the uploaded file, validates every entity type and field machine name, and returns a detailed diff showing what will happen for each entity type and each field:
The dry run also reports validation errors — invalid machine names, unsupported super types, malformed files, or files exceeding the size limit.
Transferencia del esquemaAntes de empezar
Lo que usted hacePor qué, según la documentación
Elija con cuidado cada nombre técnico: no se puede cambiar después, y sus plantillas lo usan
Display name. A human-readable name shown throughout the interface. The display name can be changed later.
Machine name. A unique identifier used internally by the system. The machine name must start with a letter and may contain letters, digits, and underscores.
A machine name cannot be changed after the entity type is saved. Choose it carefully.
Tipos de entidad y campos personalizadosFields are referenced by their machine names, the identifiers defined in the entity type system.
Plantillas de documentosSuba una plantilla para cada documento que envía
Vuelva a configurar en producción los tipos de propuesta, los tipos de grupo, los permisos, las plantillas y los procesos, porque el archivo no los incluye
A schema export does not include:
Proposal types and Employee Group types cannot be transferred through schema import/export. These two super types must be recreated manually on the target organization.
Transferencia del esquemaOtorgue acceso a cada campo nuevo a los roles que deben verlo
When a new field is created, the system automatically grants the creating employee’s roles the following field-level permissions:
These defaults give the employee who created the field immediate access to it on their own records. Other employees and broader scopes (Group, Any) must be granted explicitly through the permission configuration.
Permisos por campoPlantillas y generación de documentos
Personalización y configuración sin código
Acceso y administración
Otros escenarios
Propuestas con los precios de sus propias listas de precios y enviadas con su propio diseño sin crear antes una operación, ubicaciones elegidas por los lugares que tienen alrededor, ubicaciones en un mapa sin precios y un tope de descuento que se aplica al guardar.
ExplorarEquipos regionales, el área de agencias y finanzas en un solo sistema: las operaciones se abren a los equipos con los que se comparten, hay campos ocultos para un grupo, cada proceso tiene su lista de quién puede iniciarlo, y quien toma una operación encuentra en ella un historial que puede leer.
ExplorarFacturas electrónicas de Malasia enviadas a través de ClearTax con el código QR adjunto a la factura, el juego de documentos del contrato completado desde la operación y facturas aprobadas contabilizadas en el libro mayor.
ExplorarVerificación en dos pasos que usted puede exigir, una política de contraseñas, bloqueo de intentos fallidos repetidos y un registro de inicios de sesión exportable, el corte de acceso de quien se va en una sola acción y una cuenta de servicio para cada uno de sus sistemas.
ExplorarUna sola sincronización convierte una operación confirmada en una campaña activa de CS Play, un cambio de períodos o precios en una propuesta ya enviada a CS Play se marca para volver a sincronizarse, y la lista de pantallas llega desde CS Play cada hora.
ExplorarLos procesos que se dibujan en el producto crean y envían los documentos, cada uno con su propia lista de quién puede iniciarlo; un paso fallido se marca en el diagrama, y una nueva versión no afecta el trabajo en curso.
ExplorarEl informe fotográfico de cada cara en un solo link para el anunciante, la impresión y la instalación vendidas en la misma operación que el espacio, las vallas libres exportadas como presentación y fechas de arrendamiento que un proceso puede vigilar.
ExplorarCuente las reproducciones de un loop (ciclo de reproducción) digital y las posiciones en una pantalla scrolling o en unos prismas donde las vende, mantenga en una sola propuesta una campaña con varios períodos, y conserve los precios cotizados cuando cambia la lista de precios.
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