Un proceso que usted dibuja se inicia cuando cambia una operación o un documento, crea los documentos y los envía por correo electrónico, y a las personas les deja solo las decisiones. Un paso fallido se marca en el diagrama, y cada proceso tiene su propia lista de quién puede iniciarlo.
El contexto
Para una empresa de publicidad exterior que manejan pocas personas, la automatización vale la pena solo si sigue la forma en que la empresa ya trabaja. Una herramienta agregada al lado del sistema de ventas no ve las operaciones ni los documentos que debe mover, falla donde nadie mira, y un cambio en ella afecta las operaciones que ya van a mitad de camino.
01/05Los documentos de rutina salen de un proceso que usted dibuja
“Cuando una operación llega al punto en que tocan los documentos, estos se crean y se envían sin que nadie tenga que acordarse.”
Un proceso que usted dibuja en el producto puede iniciarse solo cuando se crea una operación o cambia un documento. Sus pasos crean registros, como documentos, generan documentos a partir de sus plantillas y los envían por correo electrónico, y se detienen en una tarea donde una persona tiene que decidir.
A process instance can be started manually or automatically. Manual start is triggered by an employee from the Tasks page. Automatic start is triggered by an entity lifecycle event — for example, when a deal is created or a document is updated.
Disparadores de procesos y permisos de inicioA service task is a step in a business process that the engine executes automatically, without human intervention. CityScreen Deals provides a catalog of built-in services that a service task can call — creating records, updating entities, sending emails, and more.
Acciones automáticasThe Email Documents action is separate from the entity services. It renders one or more documents from their templates and sends the result by email.
Documentos que se envían solosA user task is a step in a business process that requires human action. When the engine reaches a user task, it creates a task record and waits until an employee completes it.
Tareas para personas y formularios0205
“Diseñamos nuestros propios procesos, pero cuando uno falla a mitad de camino, no vemos dónde ni por qué.”
Qué pasa hoyUna operación deja de avanzar, nadie puede decir por qué, y encontrar la causa exige una solicitud a soporte.
Cuando un paso falla, se registra un incidente en ese proceso con el mensaje de error, y una insignia roja marca el paso en el diagrama de la instancia. Para continuar, corrija el diagrama, publique una nueva versión y pase a ella la instancia atascada, o elimine la instancia.
Cómo funciona, según la documentación
Each incident shows the error type, the error message, the affected process and instance, and the time the incident occurred.
Opening an instance shows the process diagram in read-only mode. The diagram highlights the current active task — the step the instance is waiting on.
If any step has an incident, a red badge appears on that element with the incident count. Click the badge to see the incident details.
An incident records the failure. To continue a stuck instance, migrate it to a corrected version or delete it, as described below.
When an instance is stuck due to an incident, you can:
“Podemos automatizar incluso los pasos de finanzas en los que un inicio por error enviaría una factura.”
Cada proceso lleva su propia lista de los roles autorizados a iniciarlo, así que solo los roles de esa lista pueden iniciar a mano un proceso que crea facturas y otros documentos financieros. Un rol que puede ver un proceso pero no está en esa lista no puede iniciarlo.
Cómo funciona, según la documentación
Launch permissions are controlled per process through the Roles & Access tab on the process detail page.
Each employee role can be granted or denied the right to launch a specific process. An employee can launch a process only if at least one of their roles has been granted launch access to that process.
Launch access is independent of the read, update, and delete permissions on the process record itself. An employee who can view a process definition cannot necessarily launch it.
Disparadores de procesos y permisos de inicio“Podemos cambiar cómo funciona un proceso sin romper las operaciones que ya van a mitad de camino.”
Editar un proceso cambia solo un borrador hasta que usted lo publica, y las instancias en curso terminan en la versión con la que empezaron. Cada versión publicada queda en el historial, y puede descargar su diagrama para comparar cambios o volver a un diseño anterior.
Cómo funciona, según la documentación
A business process goes through a draft-publish cycle. Editing a diagram changes only the draft; publishing deploys a new version to the engine. Running instances are not affected by a new version — they finish on the version they started on.
Every time a process is published, a new version appears in the version history. The history shows the version number and the deployment timestamp.
You can download the diagram file for any version in the history — useful for comparing changes or reverting to an older design.
Publicación, versiones y monitoreo“Para traer datos desde nuestros propios sistemas necesitaríamos una credencial que pertenezca a una máquina y que siga funcionando cuando un empleado se va.”
Qué pasa hoyLa automatización se posterga o se construye sobre una cuenta que pertenece a un empleado, y eso no le gusta a nadie.
Registre una aplicación OAuth con los roles que necesita. Tendrá sus propios tokens de acceso y seguirá funcionando cuando se vaya el empleado que la configuró. Al eliminar la aplicación, se corta su acceso de inmediato.
Cómo funciona, según la documentación
An application with the client credentials grant acts as a service account with the roles assigned to it in the Roles field. It holds none of the rights of the employee who registered it, and it keeps working when that employee leaves.
Regenerate secret stops the current secret at once and shows a new one. Access tokens already issued stay valid until they expire. Delete stops every token of the application at once.
This function is licensed. If your organization’s license does not include it, contact CityScreen. The license entry is called “OAuth applications”. Without it every OAuth endpoint on this page answers 404.
Cuentas de servicio para integracionesAntes de empezar
Lo que usted hacePor qué, según la documentación
Pida al personal de CityScreen que active la automatización de procesos para su organización
The process automation module must be enabled for the organization by CityScreen staff before it becomes visible. Once enabled, the Business Processes and Tasks sections appear in the main navigation.
Procesos de negocioPonga a las personas que deciden en grupos de empleados, para que les llegue una tarea ofrecida a un grupo
A candidate group is a group of employees who can work on the task. The task appears on the task list of every member of the selected groups.
Candidate groups resolve to employee groups. When you select candidate groups in the diagram editor, you are selecting from the organization’s employee groups. An employee sees the task on their task list if they belong to at least one of the selected groups.
Tareas para personas y formulariosPida a alguien que conozca la sintaxis de las expresiones que configure cualquier paso que cambie la etapa de una operación
To change a deal’s stage from a process, use an expression on a process element. The expression is set in the generic properties panel and requires familiarity with the expression syntax.
Acciones automáticasElija qué instancias en curso pasar a una nueva versión, porque se quedan en la anterior a menos que usted las mueva
The migration runs as a background job. After it finishes, a report shows how many instances migrated successfully and how many failed.
Publicación, versiones y monitoreoPida a CityScreen que incluya las aplicaciones OAuth en su licencia y luego registre una aplicación por sistema, solo con los roles que necesita
Plantillas y generación de documentos
Automatización de procesos
Inicio de sesión único y acceso a la API
Otros escenarios
Propuestas con los precios de sus propias listas de precios y enviadas con su propio diseño sin crear antes una operación, ubicaciones elegidas por los lugares que tienen alrededor, ubicaciones en un mapa sin precios y un tope de descuento que se aplica al guardar.
ExplorarEquipos regionales, el área de agencias y finanzas en un solo sistema: las operaciones se abren a los equipos con los que se comparten, hay campos ocultos para un grupo, cada proceso tiene su lista de quién puede iniciarlo, y quien toma una operación encuentra en ella un historial que puede leer.
ExplorarFacturas electrónicas de Malasia enviadas a través de ClearTax con el código QR adjunto a la factura, el juego de documentos del contrato completado desde la operación y facturas aprobadas contabilizadas en el libro mayor.
ExplorarVerificación en dos pasos que usted puede exigir, una política de contraseñas, bloqueo de intentos fallidos repetidos y un registro de inicios de sesión exportable, el corte de acceso de quien se va en una sola acción y una cuenta de servicio para cada uno de sus sistemas.
ExplorarSu administrador define los documentos que usted lleva, sus campos y sus cálculos, y los cambia según lo necesite su empresa; cada documento sale con un diseño que usted crea, y los tipos de registro y los campos que usted probó en una organización de prueba llegan a producción en un solo archivo.
ExplorarUna sola sincronización convierte una operación confirmada en una campaña activa de CS Play, un cambio de períodos o precios en una propuesta ya enviada a CS Play se marca para volver a sincronizarse, y la lista de pantallas llega desde CS Play cada hora.
ExplorarEl informe fotográfico de cada cara en un solo link para el anunciante, la impresión y la instalación vendidas en la misma operación que el espacio, las vallas libres exportadas como presentación y fechas de arrendamiento que un proceso puede vigilar.
ExplorarCuente las reproducciones de un loop (ciclo de reproducción) digital y las posiciones en una pantalla scrolling o en unos prismas donde las vende, mantenga en una sola propuesta una campaña con varios períodos, y conserve los precios cotizados cuando cambia la lista de precios.
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