Нарисованный вами процесс запускается, когда меняется сделка или документ, создаёт документы и отправляет их по почте, оставляя людям только решения. Шаг со сбоем отмечается на схеме, а у каждого процесса свой список тех, кто может его запустить.
Контекст
Для оператора, у которого всю работу ведут несколько человек, автоматизация оправдана, только если она следует тому, как бизнес уже работает. Инструмент, прикрученный сбоку к системе продаж, не видит сделок и документов, которые должен двигать, ломается там, где никто не смотрит, а изменение в нём бьёт по сделкам, которые уже на полпути.
01/05Рутинные документы оформляются процессом, который вы рисуете
“Когда по сделке приходит время оформлять документы, они создаются и отправляются, и никому не нужно об этом помнить.”
Процесс, который вы рисуете в продукте, может сам запускаться, когда создаётся сделка или меняется документ. Его шаги создают записи, например документы, формируют документы по вашим шаблонам и отправляют их по почте, а там, где решать должен человек, процесс останавливается на задаче.
A process instance can be started manually or automatically. Manual start is triggered by an employee from the Tasks page. Automatic start is triggered by an entity lifecycle event — for example, when a deal is created or a document is updated.
Запуск процессов и права на запускA service task is a step in a business process that the engine executes automatically, without human intervention. CityScreen Deals provides a catalog of built-in services that a service task can call — creating records, updating entities, sending emails, and more.
Автоматические действияThe Email Documents action is separate from the entity services. It renders one or more documents from their templates and sends the result by email.
Документы, которые отправляются самиA user task is a step in a business process that requires human action. When the engine reaches a user task, it creates a task record and waits until an employee completes it.
Задачи и формы для сотрудников0205
“Мы сами проектируем свои процессы, но когда один из них ломается на полпути, мы не видим, где и почему.”
Что происходит сейчасСделка перестаёт двигаться, никто не может сказать почему, и причину удаётся найти только после обращения в поддержку.
Когда шаг завершается ошибкой, в этом процессе регистрируется инцидент с текстом ошибки, а красный значок отмечает шаг на схеме этого инстанса. Чтобы продолжить, исправьте схему, опубликуйте новую версию и перенесите на неё застрявший инстанс либо удалите этот инстанс.
Как это работает, по документации
Each incident shows the error type, the error message, the affected process and instance, and the time the incident occurred.
Opening an instance shows the process diagram in read-only mode. The diagram highlights the current active task — the step the instance is waiting on.
If any step has an incident, a red badge appears on that element with the incident count. Click the badge to see the incident details.
An incident records the failure. To continue a stuck instance, migrate it to a corrected version or delete it, as described below.
When an instance is stuck due to an incident, you can:
“Мы можем автоматизировать даже те финансовые шаги, где ошибочный запуск отправил бы счёт.”
У каждого процесса свой список ролей, которым разрешено его запускать, поэтому вручную запустить процесс, который создаёт счета и другие финансовые документы, могут только роли из этого списка. Роль, которая видит процесс, но не входит в этот список, не может его запустить.
Как это работает, по документации
Launch permissions are controlled per process through the Roles & Access tab on the process detail page.
Each employee role can be granted or denied the right to launch a specific process. An employee can launch a process only if at least one of their roles has been granted launch access to that process.
Launch access is independent of the read, update, and delete permissions on the process record itself. An employee who can view a process definition cannot necessarily launch it.
Запуск процессов и права на запуск“Мы можем изменить то, как работает процесс, не ломая сделки, которые уже прошли его наполовину.”
Правка процесса меняет только черновик, пока вы его не опубликуете, а уже идущие инстансы завершаются на той версии, с которой начались. Каждая опубликованная версия остаётся в истории, и её схему можно скачать, чтобы сравнить изменения или вернуться к прежнему варианту.
Как это работает, по документации
A business process goes through a draft-publish cycle. Editing a diagram changes only the draft; publishing deploys a new version to the engine. Running instances are not affected by a new version — they finish on the version they started on.
Every time a process is published, a new version appears in the version history. The history shows the version number and the deployment timestamp.
You can download the diagram file for any version in the history — useful for comparing changes or reverting to an older design.
Публикация, версии и мониторинг“Чтобы загружать данные из наших собственных систем, нам нужен ключ доступа, который принадлежит системе и продолжает работать, когда сотрудник увольняется.”
Что происходит сейчасАвтоматизацию либо откладывают, либо строят на учётной записи сотрудника, и это никому не нравится.
Зарегистрируйте OAuth-приложение с нужными ему ролями. У него будут собственные токены доступа, и оно продолжит работать, когда уйдёт сотрудник, который его настроил. Удаление приложения отключает его сразу.
Как это работает, по документации
An application with the client credentials grant acts as a service account with the roles assigned to it in the Roles field. It holds none of the rights of the employee who registered it, and it keeps working when that employee leaves.
Regenerate secret stops the current secret at once and shows a new one. Access tokens already issued stay valid until they expire. Delete stops every token of the application at once.
This function is licensed. If your organization’s license does not include it, contact CityScreen. The license entry is called “OAuth applications”. Without it every OAuth endpoint on this page answers 404.
Служебные учётные записи для интеграцийПеред началом
Что сделатьПочему, по документации
Попросите сотрудников CityScreen включить автоматизацию процессов для вашей организации
The process automation module must be enabled for the organization by CityScreen staff before it becomes visible. Once enabled, the Business Processes and Tasks sections appear in the main navigation.
Бизнес-процессыВключите тех, кто принимает решения, в группы сотрудников, чтобы задача, предложенная группе, доходила до них
A candidate group is a group of employees who can work on the task. The task appears on the task list of every member of the selected groups.
Candidate groups resolve to employee groups. When you select candidate groups in the diagram editor, you are selecting from the organization’s employee groups. An employee sees the task on their task list if they belong to at least one of the selected groups.
Задачи и формы для сотрудниковПоручите тому, кто знает синтаксис выражений, настроить каждый шаг, который меняет этап сделки
To change a deal’s stage from a process, use an expression on a process element. The expression is set in the generic properties panel and requires familiarity with the expression syntax.
Автоматические действияВыберите, какие идущие инстансы перевести на новую версию, потому что без этого они остаются на старой
The migration runs as a background job. After it finishes, a report shows how many instances migrated successfully and how many failed.
Публикация, версии и мониторингПопросите CityScreen включить OAuth-приложения в вашу лицензию, затем зарегистрируйте по одному приложению на каждую систему только с теми ролями, которые ей нужны
Шаблоны и формирование документов
Автоматизация процессов
Единый вход и доступ к API
Другие сценарии
Предложения с ценами из ваших прайс-листов и в вашем оформлении без предварительного создания сделки, места размещения, отобранные по тому, что стоит рядом, места размещения на карте без цен и предел скидки, который проверяется при сохранении.
СмотретьРегиональные команды, агентский отдел и финансы в одной системе: сделки открыты командам, с которыми ими поделились, поля скрыты от группы, права на запуск заданы для каждого процесса, а история сделки понятна любому, кто её принимает.
СмотретьМалайзийские электронные счета, отправленные через ClearTax, с QR-кодом на самом счёте, пакет договорных документов, заполненный из сделки, и утверждённые счета, проведённые в главную книгу.
СмотретьДвухэтапная проверка, которую можно потребовать, политика паролей, блокировка повторных неудачных входов и журнал входов с выгрузкой, отключение уволившегося одним действием и служебная учётная запись для каждой вашей системы.
СмотретьВаш администратор сам задаёт документы, которые вы ведёте, их поля и расчёты и меняет их, когда это нужно бизнесу; каждый документ выходит в макете, который вы сами создаёте, а типы записей и поля, проверенные в тестовой организации, попадают в рабочую одним файлом.
СмотретьОдна синхронизация превращает забронированную сделку в действующую кампанию CS Play, изменение периодов или цен в предложении, уже отправленном в CS Play, помечается для повторной синхронизации, а список экранов приходит из CS Play каждый час.
СмотретьФотоотчёт по каждой поверхности по одной ссылке для рекламодателя, печать и монтаж в той же сделке, что и размещение, свободные щиты, выгруженные в презентацию, и даты аренды, за которыми может следить процесс.
СмотретьУчитывайте показы в цифровом рекламном цикле и позиции на скроллере или призматроне там же, где вы их продаёте, держите кампанию с несколькими периодами размещения в одном предложении и сохраняйте предложенные цены при изменении прайс-листа.
Смотреть
